แนวโน้มและทิศทางการบริหารสำนักงานในอนาคต

บทที่ 5

แนวโน้มและทิศทางการบริหารสำนักงานในอนาคต

สรุป

ในการบริหารสำนักงานจะพบว่า ในบางครั้ง การพัฒนาปรับปรุงระบบก็ไม่ช่วยให้การบริหารสำนักงานเป็นไปในทิศทางที่ต้องการเท่าที่ควร โดยเฉพาะเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว มีผลให้ระบบงานได้รับผลกระทบเป็นระยะ และต้องการคิดค้นสิ่งใหม่ตลอดเวลา การบริหารสำนักงานในอนาคต เป็นทิศทางที่เรียกได้ว่า ไม่มีภาพจินตนาการ คือ ไม่สามารถคาดคะเนความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นได้ แนวโน้มที่ผู้บริหารสำนักงานควรให้ความสนใจ คือ แนวคิดในอนาคต ได้แก่ การสร้างนวัตกรรม และการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี

ภูมิปัญญาและนวัตกรรม เป็นแหล่งของคุณค่าทางเศรษฐกิจ การเติบโตและกลยุทธ์ที่สำคัญในปัจจุบันและอนาคต ภูมิปัญญา เป็นความรู้หรือความเข้าใจ ความสามารถสร้างความรู้ ความสามารถที่จะหาเหตุผลหรือพัฒนาใช้ความรู้ความเข้าใจเหล่านั้น เรียกว่า ความเฉลียวฉลาดหรือภูมิปัญญา นวัตกรรม เป็นความคิดค้นสร้างสรรค์ ประกอบด้วยกระบวนการทางการบริหาร และความคิดทางสังคม นวัตกรรม คือ กระบวนการสร้างสรรค์ความคิดใหม่ๆ และนำไปใช้ในทางปฏิบัติ โดยเป็นผลให้วิถีทางในการทำสิ่งต่างๆ ดีขึ้นกว่าเดิม

แนวโน้มและทิศทางการบริหารสำนัก

Re-engineering

การ Re-engineering ไม่ใช่การจัดองค์กรให้เกิดการทำงานแยกอย่างเด่นชัดเฉพาะ โดยมองเพียงงาน (tasks) ที่แต่ละหน่วยงาน (function) ทำ แต่ควรที่จะดูที่กระบวนการทำงานทั้งหมด องค์กรควร re-engineering ไปสู่การทำงานเป็นสายโซ่
การทำ re-engineering มักตั้งบนข้อสมมติฐานว่า
ปัจจัยที่ทำให้องค์กรด้อยผลงาน เป็นเพราะความด้อยประสิทธิผลของกระบวนการทำงาน (ซึ่งอาจใช่หรือไม่ใช่ และมักจะไม่มีวิธีที่จะตรวจสอบได้ง่าย อาจเป็นสาเหตุอื่นก็ได้)มีความจำเป็นต้องเริ่มกระบวนการปรับปรุงการทำงาน ชนิด "ล้างบัญชี" โดยไม่นำพาต่อสถานะเดิมอย่างสิ้นเชิงre-engineering จะไม่ให้วิธีที่มีประสิทธิภาพที่จะทุ่มเทความพยายามไปยังจุดด้อยที่เป็นข้อจำกัดขององค์กรre-engineering เป็นพื้นฐานของพัฒนาการหลายประการด้านการบริหารในปัจจุบัน เช่น การทำงานแบบ cross-function team ซึ่งกำลังนิยมมาก เพราะความปรารถนาที่จะ re-engineering ได้ทำให้ functional tasks ที่แยกกันอยู่ เปลี่ยนเป็น complete cross-functional processes
ตัวอย่างของการเอ็นจิเนียริ่งที่เห็นภายในกรุงเทพฯ

หลังจากที่ให้ความเห็นข้อสังเกตกลับมาเยือนกรุงเทพฯครั้งนี้ตอนกลับมาเยี่ยมบ้านใหม่ๆ ตอนนี้มีความรู้สึกเพิ่มเติมจากการสังเกตเรื่องราวในเมืองไทยเพิ่มทั้งในแง่ดีและแง่ที่ควรปรับปรุง
+ หลังจากที่ธนาคารกสิกรเริ่มทำ reengineering สาขาใหม่เมื่อสิบกว่าปีที่แล้ว ตอนนี้กลายเป็นว่าเกือบทุกธนาคารปรับเปลี่ยนหน้าตาสาขาดูน่าใช้บริการมากขึ้น และเห็นสาขาตามห้างทำให้ใช้บริการสะดวกขึ้น ที่สำคัญคือเค้าเปิดบริการเสาร์อาทิตย์อีกด้วย สะดวกสำหรับลูกค้าแต่น่าเห็นใจพนักงานเหมือนกัน และเพิ่งรู้ว่าธนาคารไทยพาณิชย์มีสาขาแซงธนาคารกรุงเทพฯและธ.ออมสินไปเสียแล้ว+ รายการข่าวในทีวี มีบรรทัดล่างให้คนส่งข้อความมาแสดงความคิดเห็นผ่าน sms นับว่าเป็นการดึงความมีส่วนร่วมกับผู้ดูได้น่าสนใจทีเดียว+ การเมืองบ้านเรา….อืม ไม่พูดดีกว่า+ เน็ตไร้สาย มีหาได้ทั่วไปในเมือง แต่ตามห้างส่วนใหญ่จะเป็นของเจ้าทรูที่ไม่ฟรี ต้องเดินไปอุดหนุนตามร้าน อย่างฟาสต์ฟู้ดแม๊กโดนัลด์ หรือร้านกาแฟแบล๊กแคนยอน ไม่ก็คอฟฟี่เวิร์ด บางทีก็เจอสัญญาณให้ใช้ฟรีจากร้านไหนก็ไม่รู้มีเมตตาให้เราต่อได้+ บริการเน็ตความเร็วสูงตามบ้าน ความเร็วใช้ได้เลย ที่บ้านใช้ของทรูความเร็วหนึ่งเมก ตอนปกติก็เร็วปรื๋อแต่บางวันสัญญาณสะดุดใช้ได้บ้างไม่ได้บ้าง ไม่รู้เกี่ยวกับเป็นเพราะฝนตกหรือเปล่า เดือนละหกร้อยบาทถือว่าไม่แพงถ้าได้ใช้ทุกวัน+ ถนนหนทางมีการปลูกต้นไม้และตัดตกแต่งสวยงาม ที่นั่งพักที่ป้ายรถเมล์ก็มีกระถางต้นไม้หรือมีไม้เลื้อย- เศรษฐกิจไม่ดี ชาวบ้านบ่นกันมาก โรงงานปิดตัวลง ส่งออกแย่เพราะค่าเงินบาทที่แข็งโดยไม่มีปัจจัยพื้นฐานรองรับ แต่ในทำนองตรงข้าม รัฐบาลเปิดขายพันธบัตรดอกเบี้ยสูงหลายหมื่นล้าน มีคนไปจองหมดภายในสิบห้านาที จะแปลว่าคนมีเงินไม่กล้าใช้ ส่วนคนไม่มีเงินก็คงไม่มีให้ใช้ เศรษฐกิจกลายเป็นสถานการณ์เงินตึงไป+ การเดินทางแสนสะดวก *ถ้า* ที่ๆเราจะไปอยู่ใกล้สถานีรถไฟฟ้าหรือรถไฟใต้ดิน

แหล่งที่มาของข้อมูล

http://weerasak.com/?p=1015

http://share.psu.ac.th/blog/think-asia/7386

ยกตัวอย่างการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้าไปใช้งาน

การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
เป็นระบบที่มุ่งในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบการทำงานร่วมที่สนับสนุนให้ผู้ใช้เข้าถึงเอกสารที่ต้องการโดยผ่านเว็บบราวเซอร์บนอินทราเน็ตขององค์การ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงช่วยให้การจัดการเอกสารและการไหลของงานในองค์การเป็นไปอย่างราบรื่น (พรธิดา, 2547) เช่น การนำเอกสารที่ผ่านการโอซีอาร์แล้วไปไว้บนเว็บบราวเซอร์ หากผู้ใช้ในองค์การได้เชื่อมอินทราเน็ตในองค์การก็สามารถนำเอกสารไปใช้และสามารถจัดการกับเอกสารนั้นได้โดยตรง เช่นการ เพิ่มเนื้อหา เป็นต้น ทำให้เป็นแหล่งความรู้ภายในองค์การเป็นอย่างดี

แหล่งผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญมีดังนี้

1. เครื่องมือทางซอฟต์แวร์ ส่วนใหญ่จะเป็นโปรแกรมสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ ได้แก่ เวิร์ดโปรเซสเซอร์ เช่น ไมโครซอฟต์เวิร์ด ปลาดาวออฟฟิศ เวิร์ดราชวิถี เวิร์ดจุฬา หรือโปรแกรมสเปรดชีต

2. เครื่องมือทางฮาร์ดแวร์ ส่วนใหญ่จะเป็นเครื่องมือทางแสง โดยใช้หลักการถ่ายจากภาพจริงหรือถ่ายภาพจากเอกสารกระดาษ แปลงไปเป็นไฟล์ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ชนิดรูปภาพ เช่น สแกนเนอร์ โทรสาร กล้องถ่ายภาพดิจิตอล

นาย สุภชัย เสชนะ

การพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้
เมื่อพิจารณาถึงผลประโยชน์ ความหรูหรา และทันสมัยของสำนักงานอัตโนมัติแล้ว เชื่อว่าทุกคนคงอยากเป็นเข้าของหรือเข้าไปทำงานในสำนักงานอัตโนมัติ
แต่อุปสรรคของการได้มาซึ่งสำนักงานอัตโมตินั้นก็คือการลงทุนอย่างมากมายจนต้องมาวิเคราะห์กันใหม่ว่า คุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ มีการต่อต้านจากพนักงานและระบบความปลอดภัยการรักษาข้อมูล
การตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้
1. ผู้ขายอุปกรณอิเล็กทรอนิก
2 .ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัท
3. ที่ปรึกษา
4. ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา

นาย สุภชัย เสชนะ